হাবিবউল্লাহ সাহেব, একজন অভিজ্ঞ প্রকল্প ব্যবস্থাপক, সাম্প্রতিক সময়ে একটি গুরুত্বপূর্ণ দায়িত্ব পেয়েছেন—একটি বৃহৎ আর্থিক প্রতিষ্ঠানের আইটি বাস্তবায়ন প্রকল্প। এই প্রকল্পের উদ্দেশ্য ছিল পুরনো ব্যাংকিং সিস্টেমকে সরিয়ে একটি cutting-edge software implement করা। এটি ছিল এক বিশাল উদ্যোগ, যেখানে জড়িত ছিল বিভিন্ন বিভাগ—আইটি, ফাইন্যান্স, অপারেশনস, সিকিউরিটি, এবং নির্বাহী ম্যানেজমেন্ট।
প্রথম Steering Committee Meeting ছিল হতাশাজনক। কেউ জানত না মিটিংয়ে আসলে কী আলোচনা হবে। কারো হাতে কোনো ডকুমেন্ট ছিল না। কেউ মোবাইল নিয়ে ব্যস্ত, কেউ আবার irrelevant প্রসঙ্গে চলে যাচ্ছিলেন। quorum পূর্ণ হলেও কেউ পুরোটা সময় মিটিংয়ে ছিলেন না। হাবিবউল্লাহ সাহেব সেই মিটিং শেষ করে বললেন, “এভাবে চললে আমাদের সিস্টেম চালু হওয়ার আগেই ক্লায়েন্ট হতাশ হয়ে যাবে।”
মিটিং মানে কী? কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ?
পরের দিন তিনি তার core project team নিয়ে একটি internal session নিলেন। সেখানে তিনি বললেন:
“Meeting is not a casual gathering; it is a strategic tool. একে বলা যায় decision-making and alignment-এর central platform। বিশেষ করে IT Implementation প্রকল্পে, যেখানে dependency অনেক বেশি, সেখানে effective meeting management না থাকলে পুরো schedule derail হয়ে যেতে পারে।”
তিনি একটি banner বানিয়ে conference room-এ লাগিয়ে দিলেন –

“No Agenda, No Meeting”
“Quorum must be present throughout the meeting”
পূর্বের ভুল থেকে শেখা – কীভাবে পরিবর্তন আনলেন হাবিবউল্লাহ সাহেব
তিনি ধাপে ধাপে meeting culture গড়ে তুললেন:
১. Agenda Preparation and Distribution
হাবিবউল্লাহ সাহেব সিদ্ধান্ত নিলেন – “No Agenda, No Meeting” নীতিতে চলবেন। প্রতিটি মিটিংয়ের আগে তিনি clear objectives ও discussion points সহ agenda তৈরি করতেন এবং কমপক্ষে একদিন আগে অংশগ্রহণকারীদের পাঠিয়ে দিতেন। প্রতিটি agenda তে timing breakdown থাকত।
২. Appointing a Meeting Chairman
প্রতিটি মিটিংয়ে একজন Meeting Chairman নির্ধারণ করা হতো—সাধারণত তিনি নিজেই বা কোনো senior lead। তার কাজ ছিল আলোচনাকে guide করা এবং ensure করা যাতে লক্ষ্যচ্যুতি না হয়।
৩. Time Management
Meetings would start and finish exactly on time. কেউ late এলে বা সময় ধরে রাখতে না পারলে তিনি বলতেন, “We respect everyone’s time. Please be punctual.” Overrun discussions kept in a “Parking Lot” list for future sessions.
৪. Ensuring Right Participants and Quorum
তিনি বলতেন, “If you’re not relevant to the topic, you’re not required to attend.” তিনি নিশ্চিত করতেন যাতে কেবল decision-makers এবং directly concerned ব্যক্তি মিটিংয়ে থাকেন।
তিনি মিটিং শুরুর আগে নিশ্চিত হতেন quorum পূর্ণ হয়েছে কিনা, এবং মিটিং চলাকালীন যেন quorum maintained থাকে।
৫. Staying On Topic
অনেক সময় আলোচনা মাঝপথে অন্যদিকে মোড় নিত। হাবিবউল্লাহ সাহেব বিনয়ের সাথে বলতেন, “Let’s stick to the agenda, we can take that up separately.” এভাবে everyone was gently reminded to stay focused.
৬. Expectation & Conflict Management
একবার Data Center Location নিয়ে দুই stakeholder group-এর মধ্যে দ্বন্দ্ব দেখা দেয়। একদল বলছিল cloud-first, আরেকদল insist করছিল on-premise infrastructure। তিনি উভয় পক্ষের view শুনে impact analysis করান এবং risk-assessment-এর ভিত্তিতে আলোচনা facilitate করেন। শেষে একটি balanced solution বের হয়।
৭. Action Tracking and Responsibility Assignment
মিটিং শেষে তৈরি হতো Action Item Register, যেখানে কে কোন দায়িত্ব নিলেন, তার নির্দিষ্ট সময়সীমাসহ লেখা থাকত। তিনি এটি সকলের সঙ্গে share করতেন এবং পরবর্তী মিটিংয়ে status review করতেন।
সাফল্যের দিকগুলো
পরবর্তী কয়েক সপ্তাহে পরিবর্তন স্পষ্ট হয়ে উঠল। মিটিংগুলো became sharper, shorter, and solution-oriented. একদিন একটি critical issue উঠল—Core Banking System-এর API Integration হচ্ছে না। মিটিংয়ে সেই সমস্যা তুলে ধরার পর ১৫ মিনিটের মধ্যে হাবিবউল্লাহ সাহেব তিনজন IT Architect-কে দায়িত্ব দিলেন issue resolve করার। তিনি বললেন, “I want a status update by 4 PM tomorrow.” পরদিন সেই সমস্যা সমাধান হয়ে গেল।
আরও একটি notable মিটিং ছিল যখন UX Design নিয়ে দ্বন্দ্ব চলছিল। কেউ চাচ্ছিল ক্লিন ইন্টারফেস, কেউ বেশি ফিচার। হাবিবউল্লাহ সাহেব structured discussion পরিচালনা করে দুটি দৃষ্টিভঙ্গিকে একত্রে মিলিয়ে একটি MVP (Minimum Viable Product) ফাইনালাইজ করেন।
ফলাফল ও অর্জন
শেষ পর্যন্ত, প্রকল্পটি নির্ধারিত সময়ের আগেই সফলভাবে শেষ হয়। Implementation শেষ হওয়ার পর ব্যাংকের কর্মীদের জন্য যে training sessions হলো, সেখানেও সুনির্দিষ্ট planning and execution দেখা যায়—যা মিটিংয়ে গৃহীত সিদ্ধান্তের প্রতিফলন ছিল।
প্রকল্প পর্যালোচনা সভায় একজন নির্বাহী বলেন, “We were impressed not only with the technical delivery, but how the team conducted themselves. Their meeting discipline was world-class.”
হাবিবউল্লাহ সাহেবের সফলতার পেছনে সবচেয়ে বড় অবদান ছিল—effective meeting management। তিনি প্রমাণ করলেন,
✅ Structured Agenda
✅ Right Participants
✅ Time Discipline
✅ Clear Action Points
✅ Effective Facilitation
এই উপাদানগুলো ছাড়া কোনো বড় প্রকল্প সফলভাবে বাস্তবায়ন করা যায় না।
তিনি বলেন, “Well-conducted meetings are not just about talking. They’re about transforming discussion into direction.”